吉师大校办字[2003]5号

为进一步加强学校档案管理，丰富充实声像档案资料，特向全校各立卷单位及其兼职档案员通知如下：

一、做好1998年以来声像档案资料的补充立卷工作。全校79个立卷单位，要把1998年以来漏存、散存及个人保存的档案资料特别是比 较珍贵的声像资料，包括党代会、教代会、校庆、更名等各种重要会议和大型活动的照片、底片、图表、录像带、光盘等一并补充完整，立卷归档。尤其是直接形成声像档案资料的党（校）办、组织部、宣传部、 纪监审、工会、学生处、校团委、教务处、科研处、研究生处、人事处、外事处、资产管理处、基建管理处、后勤管理处、学报、省高师培训中心等部门，更要重点收集、认真整理，务于2003年9月底前补齐。

二、做好变动单位的档案管理工作。机构变动的单位要做好档案的收集、整理、保管和交接工作，任何单位和个人不得私自带走、留存、转移和销毁有关档案材料，防止失密、泄密事件发生和档案流失，切勿 因机构变动（含撤销）造成档案无人过问。各单位领导及其兼职档案员，在办理移交工作时，务必把系统的归档文件材料和正在形成的文件材料，包括不同载体的声像档案材料一一注册，交接双方必须按照移交目 录清点核对；在未办毕以上程序前，原兼职档案员不得离岗。

三、做好兼职档案员的职业素质提高工作。学校兼职档案员应具备良好的职业行为和道德规范，要把平时形成的每一份文件材料，坚持经常地进行收集、整理、分类，不断提高管理档案的责任意识和职业水平。 如因兼职档案员玩忽职守，导致散存、漏存、遗失等现象发生，将在全校通报批评。

9001cc金沙以诚为本校长办公室

2003年5月20日