各单位：

为做好2019年度归档材料的接收工作，现将有关要求通知如下：

1. 按《归档范围与保管期限表》（2020年版，在“吉师档案工作群”中下载）立卷。因工作变动改由其他单位归档的，须以书面形式通知档案馆（盖单位公章和负责人签字）。

2. 归档材料应按《归档文件整理规则》（DA/T 22－2015，在“吉师档案工作群”中下载）进行组件、分类、排列、编号和编目。编目要准确、详细，便于检索。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。题名应反映文件的主要内容；标题不能反映主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”。

3. 请用B5纸打印全引目录和移交清单、用A4纸打印文件目录，下载地址：http://web.jlnu.edu.cn/zhdas/list1.php。

4. 列入“归档范围与保管期限表（2020版）”但未给出“列目名称”的单位，请参照《9001cc金沙以诚为本档案馆归档规范》自行确定归档材料。

5. 请各单位兼职档案员、副书记和分管档案工作的领导，加入“吉师档案工作群”（QQ群号：1128487438，开放日期截止至10月23日），以便及时沟通档案工作业务。进群后，请按“单位+姓名”格式修改群内名称，以便档案馆在“南大之星档案管理系统”中为各单位设置用户名，依法优先利用本部门归档的档案材料。

6. 各学院、计划财务处和自备PDF文件的单位，在本通知下发后即可移交档案，需要到档案馆扫描的单位按附表安排的时间移交档案。

附：各单位移交和扫描档案时间表

9001cc金沙以诚为本档案馆

2020年9月22日