(吉师大校发字〔2023〕80号)

各单位：

为推动数字化校园建设，不断提高档案工作现代化水平，根据2020年6月20日第十三届全国人民代表大会常务委员会第十九次会议修订的《中华人民共和国档案法》（自2021年1月1日起施行），自2023年起依法收集各单位业务系统的电子文件和电子文件元数据。为确保电子档案的真实性、可靠性、完整性与可用性，现将有关要求通知如下：

一、归档单位的工作职责：

1. 档案馆负责制定电子文件归档与电子档案管理制度，提出业务系统电子文件归档功能要求，负责电子档案管理系统的建设与应用培训；负责指导电子文件形成或办理部门按归档要求管理应归档电子文件；负责电子文件归档和电子档案编目、管理和处置等各项工作。

2. 电子文件形成或办理部门负责电子文件的收集、整理、著录和移交归档等工作。

2.1 对已接入数字化校园的业务系统，档案馆利用电子档案管理系统集成后，同步接收各单位业务系统的电子文件和电子文件元数据。

2.2 对未接入数字化校园的业务系统，为确保信息安全，使用单位应尽快接入数字化校园。接入前，由使用单位定期导出电子档案（数据截止时间为每年的12月31日，并能为办公系统软件所读取），于次年的6月底前移交给档案馆。

2.3 对不接入数字化校园的业务系统，由维护单位定期导出电子档案（数据截止时间为每年的12月31日，并能为办公系统软件所读取），于次年的6月底前移交给档案馆。

3. 信息网络中心负责业务系统的集成建设，为电子档案管理提供信息化支持。

4. 保密办公室负责监督涉密电子文件归档和电子档案的保密管理。

二、电子文件的归档范围

1. 反映单位职能活动、具有查考和保存价值的各门类电子文件及其元数据应收集、归档。

2. 文书类电子文件归档范围按照《综合档案归档范围和保管期限规定》执行。

3. 照片、录音、录像等声像类电子文件归档范围参照GB/T 11821—2002执行。

4. 科技类电子文件的归档范围按照GB/T 11822—2008、DA/T 28—2002等标准执行。

5. 各种专业类电子文件归档范围按照国家相关规定执行。

6. 邮件类电子文件的归档范围按照DA/T 32—2005等标准执行。

7. 网页、社交媒体类电子文件归档范围可参照《综合档案归档范围和保管期限规定》执行。

三、电子文件元数据的归档范围

1. 应归档电子文件元数据应与电子文件一并收集、归档。

2. 文书类电子文件应归档元数据按照DA/T 46—2009等标准执行，至少包括：

2.1 题名、文件编号、责任者、日期、机构或问题、保管期限、密级、格式信息、计算机文件名、计算机文件大小、文档创建程序等文件实体元数据；

2.2 记录有关电子文件拟制、办理活动的业务行为、行为时间和机构人员名称等元数据，应记录的拟制、办理活动包括：发文的起草、审核、签发、复核、登记、用印、核发等，收文的签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等。

3. 科技、专业、邮件、网页、社交媒体类电子文件应归档元数据。

4. 声像类电子文件应归档元数据包括题名、摄影者、录音者、摄像者、人物、地点、业务活动描述、密级、计算机文件名等。

附 件：

1. 归档电子文件和电子文件元数据的业务系统备案表

2. 术语和定义

                                            9001cc金沙以诚为本

2023年9月14日

附件2：术语和定义

1.电子文件 electronic document

国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。

2.电子档案 electronic records

具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件，与传统载体档案具有同等法律效力。

3.元数据 metadata

描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。

4.组件 component

构成电子文件、电子档案且独立存在的一个比特流。

示例：文书类电子档案的组件包括电子公文正文、若干附件、定稿或修改稿、公文处理单等。

5.真实性 authenticity

电子文件、电子档案的内容、逻辑结构和形成背景与形成时的原始状况相一致的性质。

6.可靠性 reliability

电子文件、电子档案的内容完全和正确地表达其所反映的事务、活动或事实的性质。

7.完整性 integrity

电子文件、电子档案的内容、结构和背景信息齐全且没有破坏、变异或丢失的性质。

8.可用性 useability

电子文件、电子档案可以被检索、呈现或理解的性质。

9.业务系统 business system

形成或管理机构活动数据的计算机信息系统。

示例：办公自动化系统、信息管理平台、财务系统、人力资源系统、产品数据管理系统、网站系统、电子邮件系统等促进机构事务处理的应用系统。

10.电子档案管理系统 electronic records management system

对电子档案进行采集、归档、编目、管理和处置的计算机信息系统。

11.采集 capture

对电子文件、电子档案及其元数据进行收集和存储的方法与过程。

12.归档 archiving

将具有凭证、査考和保存价值且办理完毕、经系统整理的电子文件及其元数据管理权限向档案部门提交的过程。

13.移交 transfer

按照法律规定将电子档案的保管权交给档案馆的过程。

14.登记 registration

电子档案进入电子档案管理系统时赋予电子档案唯一标识符的行为。

15.转换 conversion

在维护真实性、完整性和可用性前提下，将电子档案从一种载体转换到另一种载体或从一种格式转换成另一种格式的过程。

16.迁移 migration

在维护真实性、完整性和可用性的前提下，将电子档案从一个系统转移到另一个系统的过程。